Delegacje zagraniczne

Formalności przed wyjazdem:

1. Pracownik najpóźniej na 10 dni przed planowanym wyjazdem zagranicznym składa w DNiWZ „Wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd zagraniczny – delegację” (dalej zwany „Wnioskiem”) podpisany przez siebie (osobę delegowaną), w wyznaczonym miejscu przez dysponenta środków, z których wyjazd ma być finansowany, oraz przez przełożonego.
2. Koszty szacowane są na podstawie Rozporządzenia MPiPS (diety, noclegi) oraz planowanej długości wyjazdu. Diety oraz noclegi podawane są w walucie obcej, natomiast koszty lokomocji mogą być wypłacane w walucie polskiej lub w walucie obcej. Jednak we Wniosku jako łączne koszty wyjazdu waluty (PLN i obca) podawane są osobno (nie są przeliczane).
3. Wszelkie działania związane z realizacją wyjazdu zagranicznego, zwłaszcza zobowiązania finansowe, można rozpocząć dopiero po wyrażeniu przez Rektora UBB lub Prorektora ds. Nauki i Współpracy Zewnętrznej zgody na wyjazd. Dlatego też w przypadku konieczności wcześniejszego wniesienia opłaty konferencyjnej Wniosek należy złożyć do DNiWZ. Również w przypadku konieczności zakupu biletów lotniczych ze znacznym wyprzedzeniem względem terminu rozpoczęcia wyjazdu zagranicznego Wniosek należy złożyć do DNiWZ odpowiednio wcześniej.
4. Pracownik może wnioskować o wypłatę zaliczki na delegację zagraniczną na konto osobiste poprzez złożenie „Prośbę o wypłatę zaliczki na wyjazd zagraniczny w formie przelewu na konto osobiste”. W przypadku przygotowania zaliczki w walucie obcej osoba delegowana oświadczy, czy posiada konto walutowej (w odpowiedniej walucie), a w przypadku konieczności przewalutowania zaliczki na PLN, koszt przewalutowania ponosi delegowany/a.
5. Do Wniosku należy dołączyć:
   a) zaproszenie / potwierdzenie przyjęcia referatu / program wydarzenia (jeżeli dotyczy),
   b) krótki opis realizowanych badań (jeżeli dotyczy),
   c) pismo kierowane do kwestury UBB o przekazanie wymaganej opłaty na konto wskazane przez organizatorów konferencji wraz ze wszystkimi wymaganymi danymi (jeżeli dotyczy),
   d) prośbę o wypłatę wcześniejszej zaliczki na pokrycie kosztu biletów lotniczych (jeśli dotyczy),
   e) prośbę skierowaną do Kwestora UBB o użycie karty kredytowej UBB w celu zakupu biletu wraz z koniecznymi danymi do zakupu (jeżeli dotyczy),
   f) pismo z wyrażoną przez Rektora UBB zgodą na użycie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy (jeżeli dotyczy),
   g) prośba skierowana do Kwestury UBB o wypłatę zaliczki na wyjazd zagraniczny w formie przelewu na konto osobiste (jeżeli dotyczy).
6. Po sprawdzeniu Wniosku pracownik DNiWZ przedkłada go do decyzji Rektorowi UBB lub Prorektorowi ds. Nauki i Współpracy Zewnętrznej.
7. Dopiero po uzyskaniu pozytywnej decyzji pracownik DNiWZ kieruje do Kwestury UBB pismo o wypłatę należnych kwot zaliczki uwzględnionych we Wniosku, a także dołączone pisma skierowane do Kwestury UBB/Kwestora UBB wraz z kopią Wniosku.
8. W przypadku faktury za zakup biletów na podróż płatnej przelewem należy odpowiednio opisaną fakturę dostarczyć do pracownika DNiWZ, który następnie przekazuje ją wraz z kopią podpisanego Wniosku do Kwestury UBB w celu realizacji przelewu.
9. Przed wyjazdem na służbowy wyjazd zagraniczny delegowany/a ma obowiązek być ubezpieczonym na czas pobytu za granicą (NW KL), co oświadcza składając Wniosek. Jednak Rektor może podjąć decyzję o zawarciu umowy z towarzystwem ubezpieczeniowym, obejmującej ubezpieczenie pracowników UBB w zakresie służbowych wyjazdów zagranicznych, dlatego delegowany/a na kilka dni przed planowanym wyjazdem ma obowiązek upewnić się co do zakresu ubezpieczenia na stronie internetowej DNiWZ, gdzie w przypadku funkcjonowania takiej umowy można pobrać skan ubezpieczenia pracowników UBB (z numerem polisy i telefonami kontaktowymi) oraz kartę ubezpieczenia. W przeciwnym wypadku ma obowiązek sam się ubezpieczyć.
10. Zaliczka na wyjazd zagraniczny wypłacana jest w Kasie UBB na ok. 2 dni przed planowanym wyjazdem, chyba że delegowany/a złoży „Prośbę o wypłatę zaliczki na wyjazd zagraniczny w formie przelewu na konto osobiste”.
11. Osoba delegowana oświadcza, iż znane jej są przepisy w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (Rozporządzenie MPiPS).
12. Przed wyjazdem osoba delegowana zawiadamia o podróży Dział Kadr, poprzez system TETA ME „Zawiadomienie o podróży służbowej”.

Formalności po powrocie:

1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego delegowany/a zobowiązuje się rozliczyć pobraną zaliczkę w ciągu 14 dni od daty zakończenia wyjazdu zagranicznego w DNiWZ.
2. W celu rozliczenia należy załączyć dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki – opisane zgodnie z obowiązującymi w UBB zasadami opisu dokumentów księgowych oraz podpisane przez upoważnione osoby – a także „Oświadczenie osoby delegowanej dotyczące wyjazdu zagranicznego – delegacji”.
3. W przypadku braku odpowiedniego rachunku/biletu należy dołączyć „Oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania” z pisemną akceptacją ze strony Rektora UBB.
4. Udokumentowanie nie dotyczy diet, a także ryczałtu na nocleg.
5. W przypadku wyjazdu prywatnym pojazdem, do rozliczenia konieczne jest także dołączenie druku „Ewidencji przebiegu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy”. 
6. Rozliczenie kosztów wyjazdu zagranicznego jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki.
7. Do przeliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych przyjmuje się: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki.

Na podstawie art. 130 pkt. 3 USTAWY – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dn. 20.07.2018 r.  Rektor może udzielić pracownikowi Uniwersytetu Bielsko-Bialskiego płatnego urlopu na wyjazd w celu:

• odbycia za granicą kształcenia,
• odbycia za granicąstażu naukowego albo dydaktycznego,
• uczestnictwa w konferencji
• uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej.

Zarządzenie Rektora Nr 1826/2023/2024 z dn. 20 marca 2024 roku  w sprawie zmiany wzoru wniosku o udzielenie płatnego urlopu w celu odbycia zagranicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji albo uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej.